DUO (Dienst Uitvoering Onderwijs) is een uitvoerings-organisatie van het ministerie van Onderwijs Cultuur en Wetenschap. DUO financiert en informeert onderwijs-deelnemers en onderwijsinstellingen en organiseert examens. DUO is verantwoordelijk voor het bekostigen van onderwijsinstellingen en ontwikkelen en beheren van informatieproducten. Ook is zij verantwoordelijk voor de advisering over uitvoering en handhaafbaarheid in alle fasen van het beleidsproces en het adviseren in het kader van Geïntegreerd Toezicht. Voor elke school wordt in detail bepaald hoeveel gelden zij uitgekeerd krijgt. Alleen al in het primair onderwijs gaat het om een bedrag van ruim 20 miljard per jaar, verdeeld over meer dan 9.000 instellingen. De overheid is verplicht om beslissingen goed te onderbouwen, transparant te communiceren en te verantwoorden.

 

Uitdaging
De afhandeling van het beslissingsproces met bijbehorende verantwoording vond plaats in een grote verzamelingsystemen. Hierbij waren veel onderdelen van het proces ‘hard coded’ in programmatuur vastgelegd waardoor elke aanpassing in de wet of regelgeving zware ICT-inspanningen kostte. Door deze versnippering kon het zo zijn dat beslissingen voor één klant op dezelfde dag in meerdere enveloppen bij die klant terechtkwamen, waarbij de lay-out niet uniform was. Aquima is ingezet om op een overzichtelijke wijze om te kunnen gaan met documenten en documentstromen. Daarbij levert Aquima in een landschap van veranderlijke wetgeving de flexibiliteit en de snelheid om snel in te spelen op nieuwe eisen.

 

Er is een document proces- en generatiesysteem gerealiseerd dat zowel batchgewijs als online documenten genereert met een hoge performance, en met koppeling naar onder andere een archiefsysteem.

 

Resultaten

• Aanpassingen in documenten zijn met behulp van Aquima Studio eenvoudig door te voeren zonder programmeren.
• Consistentie in huisstijl, teksten, logica, archivering en vastlegging van gegevens.
• Duidelijkheid voor de klant met een maandelijks overzicht. Dit is ook te raadplegen op het extranet waarmee Aquima gegevens uitwisselt en bestanden archiveert in PDF-formaat.
• Goedkopere en snellere vervaardiging van documenten door centrale vastlegging van kennis en data met hergebruik van teksten en structuur.